PROCUREMENT GỒM NHỮNG LOẠI NÀO ?

Procurement là khâu quan trọng, quyết định trực tiếp đến chất lượng đầu ra và quy trình sản xuất của sản phẩm. Nhìn chung, quá trình này bao gồm các quy trình: lên kế hoạch, tìm kiếm nguồn hàng, đàm phán về giá, kiểm soát chất lượng,… Tuy nhiên, thu mua là quy trình phức tạp và đòi hỏi nhiều nhân lực hơn.

Tùy thuộc vào tính chất của quá trình thu mua hay đối tượng, hoạt động thu mua có thể được chia thành: thu mua trực tiếp, thu mua gián tiếp, thu mua hàng hóa, thu mua dịch vụ. Tất cả đều rất cần thiết cho doanh nghiệp. 

Việc hiểu rõ từng loại hình thu mua cũng như đặc điểm của từng loại sẽ giúp doanh nghiệp có các chiến lược thu mua hiệu quả, tối thiểu hóa rủi ro sản xuất và sử dụng tối ưu nguồn vốn. 

Thu Mua Trực Tiếp Và Gián Tiếp

Thu Mua Trực Tiếp Là Gì? 

Trước hết, hãy cùng tìm hiểu về thu mua trực tiếp để hiểu rõ tầm quan trọng của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp. Thu mua trực tiếp là quá trình mua các sản phẩm, vật tư, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

Nếu hoạt động thu mua trực tiếp ngừng hoạt động hoặc gặp vấn đề, các công ty sẽ gần như mất hoàn toàn khả năng sản xuất, từ đó không thể tiếp tục tạo ra doanh thu. Có thể thấy, thu mua trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Thu mua trực tiếp xuất hiện hầu hết trong các ngành sản xuất hàng hóa, nơi nguyên liệu thô trực tiếp được chế biến thành sản phẩm hàng hóa.

Ví dụ: 

Một số loại hàng hóa hoặc dịch vụ áp dụng thu mua trực tiếp:

  • Nguyên liệu thô.
  • Máy móc.
  • Các bộ phận cơ khí cho hàng hóa sản xuất.
  • Thành phần cho các sản phẩm thực phẩm.

Thu Mua Gián Tiếp Là Gì?

Ngược lại với thu mua trực tiếp là thu mua gián tiếp, nếu không có hình thức này doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động hiệu quả.

Thu mua gián tiếp đề cập đến việc mua các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhưng không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Nó đóng vai trò hỗ trợ để đảm bảo quá trình chuyển đổi từ nguồn cung trực tiếp thành hàng hóa thành phẩm diễn ra suôn sẻ. Nguồn cung gián tiếp thể hiện vai trò của mình rõ nét hơn trong các lĩnh vực kỹ thuật số, nơi không có hàng hóa hữu hình mà chủ yếu là cung cấp dịch vụ được cho khách hàng.

Ví dụ:

Một số loại hàng hóa hoặc dịch vụ áp dụng thu mua gián tiếp:

  • Máy tính và phần cứng văn phòng (máy in, điện thoại,…).
  • Các dịch vụ liên quan đến quản lý và phát triển nhân viên (các buổi đào tạo).
  • Các dịch vụ chuyên nghiệp hoặc thuê ngoài (diễn giả, cố vấn, huấn luyện viên, chuyên gia tư vấn).
  • Các dịch vụ liên quan đến quảng cáo và tiếp thị (quảng cáo, quan hệ công chúng, nhà thầu).

Thu Mua Trực Tiếp Và Thu Mua Gián Tiếp Khác Nhau Như Thế Nào?

Thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Việc tìm hiểu sự khác nhau giữa hai hình thức thu mua này có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng những phương thức đúng với mục tiêu của mình. Sau đây sẽ là một số đặc điểm khác biệt giữa thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.

  • Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp chính là một trong những yếu tố thể hiện điểm khác nhau giữa hai hình thức thu mua.

Để có thể nhận biết được tầm quan trọng của thu mua trực tiếp, doanh nghiệp luôn cần phải chú trọng xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các nhà cung cấp uy tín. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể gia tăng khả năng phục hồi sau biến cố.

Ngoài ra, việc duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp cũng mang lại sự đảm bảo cho cả hai bên, cụ thể là đảm bảo về nguồn cung đối với doanh nghiệp và đầu ra đối với nhà cung cấp.

Một doanh nghiệp thường có rất nhiều và dễ dàng đưa ra lựa chọn cho nguồn cung gián tiếp hơn nên thu mua gián tiếp không nhận được nhiều sự chú trọng như thu mua trực tiếp. Vì thế, các doanh nghiệp lựa chọn tập trung nhiều vào việc quản lý và giảm chi tiêu hơn là duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.

2. Chi tiêu 

Một yếu tố không kém phần quan trọng nên được phân biệt giữa thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp chính là việc chi tiêu của doanh nghiệp.

Việc chi tiêu cho thu mua trực tiếp rất cần được chú trọng nên các nguyên vật liệu để duy trì hoạt động vận hành phải được lên kế hoạch và lập ngân sách trước để tránh gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Đối với thu mua gián tiếp, khó có được số liệu chính xác để ước tính nhu cầu của tổ chức vì nguồn cung gián tiếp thường được mua sắm một cách tự phát khi có nhu cầu. Do đó, thu mua gián tiếp rất ít khi được lên kế hoạch cụ thể cũng như có một khoản ngân sách rõ ràng.

3. Quản lý hàng tồn kho

Đối với hàng hóa, doanh nghiệp thường hay bắt gặp những câu hỏi như: “Đó là loại hàng hóa gì?”, “Chúng sẽ được lưu trữ ở đâu?”, “Cách thức quản lý và lưu trữ hàng hóa là gì?”,… Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho cũng tạo nên điểm khác biệt giữa hai hình thức thu mua.

Để tránh tình trạng chậm trễ, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với hoạt động thu mua trực tiếp. Nếu nhà cung cấp hết hàng, điều đó có thể gây ra nhiều vấn đề cho toàn bộ chuỗi cung ứng, nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

Thông thường, quản lý hàng tồn kho ít được ưu tiên hơn đối với các nhóm thu mua gián tiếp. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào tính chất và nhu cầu của công ty. Ở đây, quản lý hàng tồn kho mang tính chiến thuật hơn và ít chiến lược hơn.

Thu Mua Hàng Hóa Và Dịch Vụ

Thu Mua Hàng Hóa Là Gì?

Doanh nghiệp có thể phân chia các loại procurement dựa trên tính chất của đối tượng thu mua, theo đó gồm có thu mua hàng hóa và thu mua dịch vụ.

Thu mua hàng hóa chủ yếu đề cập đến quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng các hàng hóa vật chất, nguyên vật liệu, trang thiết bị cần thiết cho sản xuất. Thu mua hàng hóa có thể bao gồm cả thu mua trực tiếp lẫn thu mua gián tiếp.

Ví dụ: 

Một số ứng dụng thu mua hàng hóa:

  • Nguyên liệu thô (mía, hóa chất, bột mì, linh kiện máy móc,…).
  • Trang thiết bị, vật dụng sản xuất (găng tay, dây chuyền sản xuất sản phẩm, hệ thống xử lý nước thải,…).
  • Thiết bị và các vật dụng trong văn phòng công ty, tổ chức (máy in, giấy, bút, đồ uống,…).

Thu Mua Dịch Vụ Là Gì?

Hình thức này sẽ khác nhau đối với từng lĩnh vực kinh doanh nhưng luôn có các đặc điểm chung. 

Thu mua dịch vụ tập trung vào hoạt động mua sắm các loại dịch vụ cần thiết cho hoạt động vận hành chung của doanh nghiệp và các dịch vụ khác liên quan đến nhân sự. Tùy thuộc vào công ty, thu mua dịch vụ có thể bao gồm việc thuê các nhà thầu cá nhân, nhân viên thời vụ, người lao động độc lập, công ty luật hoặc dịch vụ bảo vệ. 

Trong một số trường hợp, thu mua dịch vụ cũng có thể được hiểu là chiến lược thuê ngoài hay còn được hiểu là  thuê các cá nhân hoặc tổ chức chuyên môn cho một lĩnh vực, hoạt động cụ thể của công ty. Thu mua dịch vụ có thể bao gồm thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.

Ví dụ:

Một số ứng dụng thu mua dịch vụ:

  • Dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, dịch vụ bảo mật viễn thông như điện thoại, mạng di động.
  • Dịch vụ bảo vệ, dịch vụ Marketing và truyền thông.
  • Dịch vụ tư vấn pháp lý, tư vấn thuế,…

Điểm Khác Biệt Giữa Thu Mua Hàng Hóa Và Thu Mua Dịch Vụ Là Gì?

Mọi người thường hay nhầm lẫn giữa việc thu mua hàng hóa và thu mua dịch vụ vì chúng có những điểm tương đồng. Tuy nhiên, doanh nghiệp muốn vận hành một cách tối ưu nhất cần phải làm sáng tỏ sự khác biệt giữa thu mua hàng hóa và thu mua dịch vụ. Dưới đây là những yếu tố tạo ra điểm khác nhau giữa hai hình thức thu mua.

1. Chiến lược quản lý nhà cung ứng 

Thu mua hàng hóa có xu hướng đơn giản và rõ ràng hơn so với thu mua dịch vụ. Trái với thu mua hàng hóa, thu mua dịch vụ chú trọng vào sự hiệu quả trong giao tiếp giữa các bên. Mối quan hệ giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng trong thu mua dịch vụ cũng phức tạp hơn so với khi thu mua hàng hóa.

  • Thu mua hàng hóa:
  • Công ty chỉ cần đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đến đúng nơi theo đúng thời gian, số lượng và chất lượng sản phẩm đã thỏa thuận trước với mức giá hợp lý.
  • Thu mua hàng hóa đòi hỏi một chiến lược giao tiếp và thỏa thuận tập trung vào sự cụ thể và chính xác. Ở thu mua hàng hóa, doanh nghiệp có thể bày tỏ các tiêu chí về số lượng, chất lượng, đặc điểm, thông số kỹ thuật,… dễ dàng hơn so với thu mua dịch vụ.
  • Thu mua dịch vụ:
  • Vì dịch vụ không thể định lượng hay định tính, nên việc hiểu rõ về kỳ vọng của hai bên cũng như khả năng của nhà cung ứng được đặt lên hàng đầu trong quá trình trao đổi.  
  • Mối quan hệ giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng trong thu mua dịch vụ phức tạp bởi một số lý do: 
  • Sự thấu hiểu của nhà cung cấp về yêu cầu của doanh nghiệp còn hạn chế.
  • Khó khăn trong đánh giá chất lượng các kết quả.
  • Khó có thể so sánh giữa các dịch vụ của các nhà cung cấp bởi dịch vụ khác nhau ở nhiều khía cạnh hơn hàng hóa,… 

2. Bộ phận quản lý

Thu mua hàng hóa chủ yếu được quản lý bởi các nguồn lực bên trong các doanh nghiệp và tổ chức. Đối với thu mua dịch vụ, trong một số trường hợp, hoạt động này sẽ được thực hiện bởi một phòng ban chuyên trách.

  • Thu mua hàng hóa:

Thông thường, phòng mua hàng trung tâm sẽ chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động thu mua hàng hóa. Trong một số ít trường hợp, công ty có thể thuê ngoài cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thu mua hàng hóa.

  • Thu mua dịch vụ:

Các công ty lớn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn hoặc đại diện bên ngoài để đảm nhiệm nhiệm vụ này. Hình thức này trong thu mua dịch vụ được sử dụng phổ biến hơn rất nhiều lần so với trong thu mua hàng hóa.

Trên đây là những kiến thức sơ lược về các hình thức của hoạt động thu mua. Qua bài viết này, các bạn có thể hiểu được đặc điểm, vai trò của các hình thức thu mua cũng như sự khác nhau giữa chúng.

Cuộc thi GLogistics được tổ chức hằng năm với mục đích khai thác sâu hơn lĩnh vực Logistics và Supply Chain. Năm nay, các bạn sinh viên sẽ có cơ hội tìm hiểu kĩ hơn về một mảng rất quan trọng thuộc lĩnh vực này – Procurement. Thông qua cuộc thi, IBC hướng đến việc đem những kiến thức chuyên sâu đến với toàn thể sinh viên. Các thí sinh của cuộc thi đã xuất sắc hoàn thành Vòng 1 và sắp tới sẽ tiến vào vòng thi Đề xuất giải pháp, đây là cơ hội để các bạn gặp gỡ các chuyên gia trong lĩnh vực Logistics và tiếp xúc với những tình huống thực tế trong lĩnh vực này.

____________________________________________

Direct And Indirect Procurement

What Is Direct Procurement?

First, let’s talk about direct procurement to understand how important it is to your business:

  • Direct procurement is the process of purchasing products, supplies, goods and services that are necessary for the core business.
  • If direct procurement stops working or has problems, businesses will almost completely lose production capacity, thereby not being able to continue generating revenue. It can be seen that direct purchasing plays an important role in the supply chain of enterprises.
  • Direct procurement occurs mostly in commodity manufacturing industries, where raw materials are directly processed into commodity products.

Examples

Certain types of goods or services for which direct procurement is applicable:

  • Raw materials.
  • Machines.
  • Mechanical parts for manufactured goods.
  • Ingredients for food products.

What is Indirect Procurement?

The opposite of direct procurement is indirect procurement, without this form, business will not be able to operate effectively.

  • Indirect procurement refers to the purchase of products and services that support the day-to-day operations of the business. Yet, this activity is not directly related to the production of goods or the provision of services.
  • It plays a supporting role to ensure a smooth transition from direct supply to finished goods.
  • Indirect supply plays its role more clearly in the digital sphere, where there are no tangible goods but mainly providing services to customers.

Examples

Certain types of goods or services for which indirect procurement is applicable:

  • Computers and office hardware (printers, phones,…).
  • Services related to staff management and development (training sessions).
  • Professional or outsourced services (speakers, mentors, coaches, consultants).
  • Services related to advertising and marketing (advertising, public relations, contractors).

What Are The Differences Between Direct Procurement And Indirect Procurement?

Direct procurement and indirect procurement both have their own advantages and disadvantages for the development of a business. Understanding the difference between these two forms of procurement can help businesses choose and use the right methods for their goals. The following are some of the differences between direct procurement and indirect procurement.

1. Manage relationships with suppliers

Relationship management with suppliers is one of the factors that show the difference between the two forms of procurement.

Recognizing the importance of direct procurement, businesses always need to focus on building good and long-term relationships with reputable suppliers. As a result, businesses can increase their resilience after an event. 

In addition, maintaining a relationship with a supplier also provides assurance for both parties, namely the guarantee of supply for businesses and output for suppliers.

A business often has a lot and it is easier to choose for indirect supply, so indirect procurement does not receive as much attention as direct purchasing. Therefore, businesses choose to focus more on managing and reducing spending than maintaining relationships with suppliers.

2. Spending

The factor that is no less important and should be distinguished between direct procurement and indirect procurement is the business’s spending.

Spending on direct procurement is very important. Therefore, the essential inputs needed to keep operations running need to be planned and budgeted in advance to avoid supply chain disruptions. 

For indirect procurement, it is difficult to obtain accurate figures to estimate an organization’s needs because indirect supplies are often procured spontaneously when the need arises. Therefore, it rarely has a specific plan as well as a clear budget. 

3. Inventory management

For goods, businesses often encounter questions such as: “What kind of goods is it?”, “Where will we store?”, “How to manage and store goods? , … Therefore, managing existing goods also makes a difference between the two forms of procurement

To avoid delays, effective inventory management is critical to direct procurement. If a supplier runs out of stock, that can cause problems for the entire supply chain, more seriously it can affect a company’s bottom line.

Typically, inventory management is less of a priority for indirect procurement teams. However, this depends on the nature and needs of the company. Here, inventory management is more tactical and less strategic.

Goods And Service Procurement

What is Goods Procurement?

Enterprises can divide procurement types based on the nature of the purchasing object, which includes goods procurement and services procurement. For procure of goods:

  • Goods procurement largely refers to the procurement of physical items, raw materials, equipment that is necessary for manufacturing. 
  • Goods procurement may include both direct procurement and indirect procurement

Examples

Some of the examples for which goods procurement is applicable:

  • Raw materials (canes, chemicals, wheat flour, electronic components,…).
  • Equipment in manufacturing (gloves, production line, wastewater treatment system,…).
  • Office supplies (printer, paper, pen, beverages,…).

What is Service Procurement?

This form will be different for each business field, but always have common characteristics:

  • Service procurement focuses on procuring both some types of service needed for general operation of the company and people-based services. 
  • Depending on the company, this may include hiring individual contractors, contingent labor, law firms, or on-site security services. In many cases, it is the strategic outsourcing of labour to an individual or organisation for a specific purpose.
  • Service procurement may include both direct procurement and indirect procurement.

Examples

Some of the examples for which service procurement is applicable:

  • Maintenance service, Securing communication service such as telephone, long distance, cellular service.  
  • On-site security service, marketing and public relations service.
  • Legal consulting service, tax advisory service,…

What Are The Differences Between Goods Procurement And Service Procurement?

People often confuse goods procurement and service procurement because they have similarities. However, businesses that want to operate in the most optimal way need to clarify the difference between two of them. Here are the factors that make the difference between the two forms of procurement.

1. Supplier Management Strategy

Goods procurement tends to be a straightforward transaction while Services procurement requires a type of strategy, in which effective communication is strongly focused on. The relationship between client and service provider may be more complex when compared to source goods.

  • Goods procurement 
  • Companies just need to ensure that the right number of goods arrive at the right place, at the right time, and meet the quality standards already agreed at the best possible price.
  • The key strategy of goods procurement is to be very specific and precise when defining the actual needs of a company. The criteria of quantity, quality, characteristics, technical specifications,… of goods can easily be determined and communicated to the supplier. 
  • Service procurement
  • Because services are intangible, it is important to meet the expectation between both sides as well as understand the supplier’s ability before actual work begins. 
  • The relationship between client and service provider may be more complex due to some reasons: 
  • Limited understanding of client’s needs.
  • Difficulty in objective quality assessment.
  • Difficulty in comparing offers from different providers because their services might differ in more aspects than physical goods,…   

2.  Department

Goods procurement mainly utilizes the in-house resources.  Otherwise, service procurement, in many cases, this process of procurement is conducted using in-house resources.

  • Goods procurement 

The central purchasing department of the company is responsible for making all necessary procurement. In a few cases, companies can outsource this function to individuals or organizations.

  • Service procurement

Another alternative in-service procurement in some big companies is to outsource the function to a representative or a consultant. This way of managing Procurement is applied to Service Procurement more frequently than Goods Procurement.

The above is a brief knowledge of the forms of purchasing activities. Through this article, you can understand the characteristics and roles of purchasing methods as well as the differences between them.

The GLogistics competition is held annually with the aim of deepening the field of Logistics and Supply Chain. This year, students will have the opportunity to learn more about a very important area of this field – Procurement. Through the competition, IBC aims to bring in-depth knowledge to all students. The contestants of the contest have successfully completed Round 1 and will soon advance to the Solution Proposing round, this is an opportunity for you to meet experts in the field of Logistics and interact with real situations. economy in this area.

International Business Club
Logo
Enable registration in settings - general