Một doanh nhân đã từng nói:“Procurement chính là nền tảng cho sự phát triển của chuỗi cung ứng”.
Để đảm bảo chất lượng của sản phẩm, việc sản xuất hàng hóa cần phải đi đôi với công tác tìm kiếm nguồn hàng hóa đầu vào chất lượng. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới có khả năng tối ưu hóa chất lượng đầu ra của sản phẩm, đồng thời giảm thiểu những chi phí không cần thiết.
Nhân tố tác động trực tiếp và sâu sắc nhất đến vấn đề này là việc triển khai khâu Procurement thật hiệu quả. Có thể nói, Procurement là quá trình quan trọng không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất hàng hoá.
Trong những năm gần đây, cuộc chiến giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên khốc liệt và dưới tác động của đại dịch COVID-19, khiến quá trình quản lý nguồn hàng bị đứt gãy. Để có thể mang lại lợi thế cạnh tranh, tính bền vững, đồng thời tối ưu hoá lợi nhuận, thì việc đảm bảo và duy trì sự hiệu quả của chuỗi cung ứng ngày càng được chú trọng.
Vì vậy, việc tìm hiểu về Procurement là rất cần thiết đối các doanh nghiệp cũng như những ai đang có định hướng theo đuổi lĩnh vực Logistics và Supply Chains.
Procurement Là Gì?
Trước hết, ta cần phải hiểu được khái quát về định nghĩa của Procurement. Có rất nhiều cách để lý giải cụm từ này, nhưng nhìn chung, Procurement có thể được được hiểu như sau:
- Procurement là quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng.
- Đối tượng của hoạt động “Procurement” có thể là các nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, máy móc phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất hoặc duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
___________________
What is Procurement?
First and foremost, thoroughly understanding the general definition of Procurement is crucial. There are many ways to interpret this phrase, but in general, it can be understood as follows:
- It is the process of planning, developing a purchasing strategy, and maintaining purchasing activities.
- The objects of “Procurement” can be the materials, equipment, services, machinery directly serving the production process or maintaining the operation of the business.
Quy Trình Procurement Bao Gồm Những Gì?
Quy trình của Procurement đa dạng và có sự khác biệt nhất định giữa các doanh nghiệp để phù hợp với các hoạt động riêng biệt. Nhưng chúng đều cần phải đảm bảo được những đặc điểm chung sau đây:
- Lên kế hoạch mua hàng: Phân tích và lập kế hoạch cho một chiến lược mua sắm hiệu quả và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
- Tìm kiếm nguồn hàng: Lập danh sách các nhà cung ứng có tiềm năng, từ đó chọn lọc ra nguồn hàng phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh.
- Đàm phán về giá và các điều khoản: Thương lượng mức giá ngày càng tốt hơn với các nhà cung cấp trong khi vẫn duy trì hoặc tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp lý tưởng và đàm phán được mức giá tốt nhất nhằm tiết kiệm chi phí.
- Quản lý hợp đồng và Chuyển giao: Đảm bảo những thông tin trong hợp đồng chính xác, cập nhật và đảm bảo cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng hiện tại.
- Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng: Đo lường hiệu suất của các nhà cung cấp, hình thành cơ sở để đánh giá sự hiệu quả cũng như nhìn nhận những rủi ro tiềm ẩn đến từ các nhà cung cấp hiện tại.
- Duy trì tính ổn định của việc cung ứng: Duy trì sự ổn định của việc cung ứng giúp Procurement hiệu quả hơn, giảm rủi ro nguồn cung, nâng cao năng lực và thêm lợi thế cạnh tranh mới cho doanh nghiệp.
___________________
What Does the Procurement Process Include?
Though Procurement contains different processes and vary differently depending on each business’s specific activities, they still share the following common characteristics:
- Planning: Analyze and plan an effective and cost-optimized procurement strategy for the business.
- Sourcing: Find a group of potential suppliers, thereby selecting the source that best suits the business goals.
- Negotiations: Negotiate better prices with suppliers while maintaining or increasing quality and service.
- Supplier Selection: Choose the ideal supplier and negotiate the best price to save costs.
- Transaction and Contract management: Ensure accurate, up-to-date contact information, and make sure that both businesses and suppliers comply with the terms and conditions of the current contract.
- Supplier Performance Management: Measure the performance of suppliers, form the basis for evaluating the efficiency, and recognize potential risks affected by existing suppliers.
- Supplier Sustainability Issues: Enhance procurement efficiency and capacity, decrease supplier risks, hence, aids in businesses’ competitive advantages.
Procurement Có Vai Trò Gì?
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá. Do đó, Procurement có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. Những vai trò cụ thể của Procurement gồm có:
Tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng: Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất, tức là phải có yếu tố đầu vào. Procurement sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá và nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất, tạo ra nguồn hàng hóa cho doanh nghiệp phân phối trên thị trường. Điều này thể hiện qua việc mua được hàng hoá đầu vào với số lượng hợp lý, tránh tình trạng thừa hay thiếu hàng.
Đảm bảo đủ lượng hàng bán ra theo đúng yêu cầu của khách hàng: Khách hàng là người cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là người quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận.
Hàng hóa phù hợp với yêu cầu của khách hàng và yêu cầu kinh doanh (chất lượng, phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ phù hợp) giúp việc kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hóa, nâng cao uy tín và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp: Chọn được nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ chất lượng cùng mức giá tốt nhất sẽ tiết kiệm được chi phí đầu vào cho doanh nghiệp. Do đó, Procurement hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm và ổn định được mức chi phí sản xuất cũng như phân phối, góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Giúp thể hiện sứ mệnh của doanh nghiệp: Việc lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa cũng ảnh hưởng đến sự uy tín của doanh nghiệp. Hình ảnh của nhà cung cấp phù hợp với cam kết của doanh nghiệp và tôn chỉ của cộng đồng sẽ góp phần nâng cao vị thế của doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng.
___________________
What Is The Role Of Procurement?
Procurement is the opening transaction for business activities of the enterprise, which is the first stage for the flow of goods. That explains why it poses a vital element in the success of any business and entrepreneur. Procurement specific roles include:
- Sets the physical premise for sales: It helps businesses have input goods to manufacture and sell to the market. This is shown by purchasing goods in reasonable quantities to avoid excess or lack of goods.
- Ensures that there are enough products to customers in accordance with their requirements: Products in accordance with customer requirements and business requirements (appropriate quality, design, type, size) helps the business’s flow go smoothly and timely. Thereby speeding up the flow of goods and improving the firm’s reputation and efficiency.
- Help reduce costs and increase revenue for businesses: Choosing a supplier of quality goods and services at the best price will save input costs for businesses. Therefore, saving costs to stabilize the level of production and distribution costs, contributing to increasing revenue for the business.
- Help show the mission of the business: The selection of suppliers of goods also affects the religion and reputation of the business. The image of the supplier in line with the commitment and the community’s directives will contribute to enhancing the position of the business in the eyes of consumers.
Procurement Trong Bối Cảnh COVID-19
Sự lây lan rộng rãi của COVID-19 và những bất ổn về kinh tế đã mang đến nhiều thách thức cho xã hội. Bên cạnh những tác động tới con người, COVID-19 đã và đang nhanh chóng gây ra những gián đoạn trong kinh doanh và thách thức độ tin cậy của chuỗi cung ứng.
Do đó, hoạt động Procurement đang phải đối mặt với sự mất cân đối về nhu cầu, gây trở ngại trong việc quản lý hàng tồn kho, việc giao hàng trở nên thiếu độ tin cậy, cũng như rủi ro nguồn cung gia tăng khi mà doanh nghiệp chỉ phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất.
Để định hình lại các chức năng tìm nguồn cung ứng và thực hiện chức năng mua hàng của Procurement, hầu hết các ngành đang trong giai đoạn phục hồi bằng cách giải quyết bốn vấn đề chính sau:
- Khả năng hiển thị: Nâng cao khả năng hiển thị cho mạng lưới cung cấp của doanh nghiệp để xác định các rủi ro và hạn chế các vấn đề về năng lực.
- Đa dạng nguồn cung ứng: Đánh giá sự ổn định của hệ thống tài chính và độ tin cậy của các nhà cung cấp mà doanh nghiệp hợp tác, đồng thời tăng cường hợp tác để tận dụng tiềm năng và tối ưu hóa chi phí.
- Cân bằng lại nguồn hàng: Cân bằng lại lượng hàng hóa trong kho và đánh giá lại các chiến lược của công ty để phù hợp với kế hoạch cho chuỗi cung ứng hậu COVID-19.
- Nhu cầu của khách hàng đang thay đổi: Tăng cường sự quan tâm, tìm hiểu về sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.
___________________
Procurement In The Context Of COVID-19
The widespread COVID-19 and economic uncertainties have brought many challenges to society. Besides many human impacts, COVID-19 has rapidly caused business disruptions and challenging supply chain reliability.
As a result, Procurement is facing an imbalance in demand, obstacles in inventory management, unreliable deliveries, as well as increased supply risks when the business depends only on one single supplier.
To reshape sourcing and procurement functions, most industries are in the recovery phase by addressing four key topics:
- Visibility is precious: Enhance the visibility of your supply network to identify risks and capacity constraints.
- Supply is diversified: Assess the financial health and reliability of your suppliers, and strengthen the collaboration to leverage cost optimization potential.
- Stock is rebalanced: Rebalance stock levels and reassess your category strategies to align with post – COVID supply chain planning.
- Customer demand is changing: Be close to your customers to understand how their needs may have shifted.
———–
Trên đây là toàn bộ những thông tin tổng quan về Procurement mà IBC cung cấp cho bạn. Qua bài viết này các bạn có thể nắm được Khái niệm, Quy trình, Vai trò của Procurement và những vấn đề gặp phải của lĩnh vực này trong bối cảnh COVID-19.
Cuộc thi Glogistics 2021 được tổ chức nhằm khai thác sâu hơn về lĩnh vực Logistics, Supply Chain nói chung và Procurement nói riêng. Đây là sân chơi vô cùng bổ ích mà các bạn nên tham gia để có thể trau dồi kiến thức về chuyên ngành này cũng như có cơ hội gặp gỡ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Logistics.
